Tryb podstawowy z fakultatywnymi negocjacjami (TP 2)
Przewodnik dla wykonawcy krok po kroku

Jak złożyć ofertę w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami?
Wykonawca, który chce skutecznie ubiegać się o zamówienie publiczne w wariancie z negocjacjami, musi wiedzieć, jak przebiega ta procedura i jakie daje możliwości.
Czym jest tryb podstawowy bez negocjacji?
Tryb podstawowy (art. 275–288 ustawy Prawo zamówień publicznych) to procedura dla zamówień krajowych, których wartość przekracza 130 000 zł, ale nie osiąga progów unijnych. W wariancie 2 zamawiający zastrzega możliwość prowadzenia negocjacji z wykonawcami – nie jest to obowiązek, ale opcja, z której może skorzystać, by np. obniżyć cenę ofert czy poprawić ich jakość.
Już w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ (specyfikacji warunków zamówienia) znajdziesz informację, czy zamawiający przewiduje negocjacje. To istotna wskazówka: jeśli taka możliwość istnieje, warto się na nią przygotować i uwzględnić ją w strategii ofertowej.
Etapy udziału wykonawcy w postępowaniu
1. Analiza ogłoszenia i SWZ
Twoim pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się z treścią ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dokumentacją zamówienia. Sprawdź, czy przewidziano negocjacje i jakie są kryteria oceny ofert. W razie niejasności – możesz złożyć wniosek o wyjaśnienie SWZ. Pamiętaj o terminach: masz na to maksymalnie 4 dni przed terminem składania ofert.
2. Złożenie oferty
Oferta musi być przygotowana w formie elektronicznej, opatrzona podpisem zaufanym, osobistym lub kwalifikowanym. Do oferty dołącz:
- oświadczenie z art. 125 ust. 1 p.z.p. o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału
- wymagane dokumenty (np. pełnomocnictwa, zobowiązania podmiotów trzecich, jeśli dotyczy)
- ewentualne wadium
3. Oczekiwanie na ocenę i ewentualne zaproszenie do negocjacji
Zamawiający oceni oferty i może zdecydować o przeprowadzeniu negocjacji. Zaproszenie do negocjacji otrzymają tylko wykonawcy, których oferty nie zostały odrzucone. Jeśli zamawiający ograniczył liczbę uczestników negocjacji, zaprosi tych, których oferty wypadły najlepiej wg wstępnych ocen.
4. Udział w negocjacjach – lub decyzja o rezygnacji
Negocjacje mają charakter poufny i dotyczą jedynie kryteriów oceny ofert. Twoja oferta po negocjacjach nie może być mniej korzystna niż pierwotna – nie obniżaj jakości lub zakresu świadczenia. Jeśli nie chcesz negocjować, nadal będziesz zaproszony do złożenia oferty dodatkowej.
5. Złożenie oferty dodatkowej (opcjonalnie)
Po negocjacjach zamawiający zaprasza wszystkich wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Masz minimum 5 dni na przygotowanie nowej wersji oferty. Zadbaj, by była ona lepsza – każda pogorszenie względem poprzedniej oferty może skutkować jej odrzuceniem.
6. Wynik postępowania
Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę – pierwotną lub dodatkową, w zależności od tego, która otrzyma najwyższą punktację. Zwycięski wykonawca zostanie wezwany do złożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału. Pozostali uczestnicy otrzymają informację o wynikach.
Co zyskujesz jako wykonawca?
Udział w postępowaniu z negocjacjami pozwala:
- zaproponować atrakcyjniejsze warunki realizacji zamówienia,
- doprecyzować treść oferty w kryteriach oceny,
- zwiększyć swoje szanse na wygraną, nawet jeśli konkurencja złożyła podobną ofertę pierwotnie.
Nie musisz jednak brać udziału w negocjacjach – możesz pozostać przy pierwotnej ofercie. Zamawiający oceni wtedy tę ofertę w oparciu o ustalone kryteria.