Kiedy wiadomo, że postępowanie prowadzone jest z negocjacjami?

Zamawiający już w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w opisie potrzeb i wymagań (OPiW) wskazuje, że będzie prowadził postępowanie w trybie podstawowym z negocjacjami. OPiW zawiera ogólne informacje o zamówieniu – jego celach, wymaganiach minimalnych oraz kryteriach oceny ofert, ale nie zawiera jeszcze pełnej dokumentacji, jak np. specyfikacji warunków zamówienia (SWZ).

Pierwszy krok wykonawcy – decyzja o złożeniu oferty podlegającej negocjacjom

Po publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych i udostępnieniu OPiW na stronie internetowej, wykonawca może zapoznać się z dokumentami i zdecydować, czy składa tzw. ofertę podlegającą negocjacjom. Taka oferta:

• nie jest jeszcze ofertą wiążącą
• nie musi zawierać wszystkich elementów końcowych
• musi być zgodna z wymaganiami minimalnymi określonymi w OPiW
  

Termin na złożenie tej oferty wynosi co najmniej 7 dni (dla dostaw i usług) lub 14 dni (dla robót budowlanych) od ogłoszenia.

Co dalej? Badanie ofert i zaproszenie do negocjacji

Zamawiający po otwarciu ofert podlegających negocjacjom sprawdza je pod kątem zgodności z OPiW oraz przepisami ustawy (art. 226 Pzp). Oferty, które są niezgodne, złożone po terminie lub przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu, zostaną odrzucone.

Jeśli zamawiający przewidział ograniczenie liczby wykonawców w negocjacjach, zaprosi tylko tych z najwyższą oceną wstępną – nie mniej niż trzech, o ile tylu spełnia wymagania. Pozostali wykonawcy nie przechodzą do kolejnego etapu.

Udział w negocjacjach

Negocjacje mają charakter poufny i prowadzone są elektronicznie. Ich celem jest dopracowanie ofert – treści technicznych, warunków realizacji zamówienia itp. Wykonawca, który nie przystąpi do negocjacji, nie zostanie zaproszony do złożenia oferty ostatecznej.

Zaproszenie do złożenia ofert ostatecznych

Po zakończeniu negocjacji, zamawiający przesyła zaproszenie do składania ofert ostatecznych. Wtedy wykonawca otrzymuje pełną specyfikację warunków zamówienia (SWZ), która doprecyzowuje OPiW, ale nie może zmieniać wymagań minimalnych.
Termin składania oferty ostatecznej to minimum:

• 5 dni – dla dostaw i usług
• 10 dni – dla robót budowlanych

Składanie oferty ostatecznej

Oferta ostateczna jest już ofertą wiążącą – musi być przygotowana zgodnie z SWZ i złożona w formie elektronicznej, z kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym/osobistym.

Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty

Zamawiający bada oferty ostateczne zgodnie z art. 226 Pzp i wybiera tę, która uzyskała najwyższą ocenę według ustalonych kryteriów. Może też wezwać wykonawcę do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych (jeśli nie zrobił tego wcześniej).

Co warto zapamiętać?

• tryb z negocjacjami daje szansę wpływu na ostateczne warunki zamówienia
• etap negocjacji nie jest obowiązkowy, ale pominięcie go uniemożliwia dalszy udział
• składanie dwóch ofert: jednej wstępnej (do negocjacji) i jednej ostatecznej
• ścisłe terminy – zarówno na ofertę wstępną, jak i ostateczną